تاثير اتوماسيون اداري بر فرهنگ صنعتي
سيدمحمدحسن حاجي محمديرئيس گروه دفتر تشكيلات و روشها – راه آهن
hadjimohamadi@yahoo.com

مقدمه
از آنجا كه پيشرفت فن آوري ارتباطات و اطلاعات و مكانيزه نمودن امور در دنياي امروزه سير صعودي داشته و به سرعت در حال رشد مي باشد ، عقب ماندن از اين موضوع و ناتواني از حركت همراه با موج پرتلاطم it نتيجه اي جزء غرق شدن نخواهد داشت و از اين جهت است كه رياست محترم جمهور توسعه فناوري ارتباطات و اطلاعات را شرط بقاي كشور اعلام نموده است و اين امر زماني تحقق مي يابد كه در سطح كشور تمامي سازمانها مجهز به سيستم هاي مكانيزه جهت انجام اكثر امور خود باشند و كاربران اين سيستمها كساني نيستند جزء نيروهاي كاري كه قبلاً امور خود را به صورت دستي انجام مي دادند .
و اين بر همگان روشن است كه يكي از مهمترين پيش نيازهاي تحقق دولت الكترونيكي پذيرش سيستمهاي مكانيزه مي باشد و هر چه سازمانها قديمي تر و وسيع تر باشند ايجاد چنين فرهنگي در بين نيروهاي كارشان كاري سخت تر خواهد بود و اكنون كه حدود يك سال از اجراي سيستم مكاتبات اداري در واحدهاي ستادي شركت راه آهن جمهوري اسلامي ايران مي گذرد شاهد اين واقعيت هستيم كه دست اندركاران پياده سازي سيستم ، بجزء مكانيزه نمودن گردش مكاتبات اداري ، با همت تك تك كاربران اين سيستم اقدام به ارتقاء سطح فرهنگ پذيرش سيستمهاي مكانيزه كه بستري مهم و شرط لازم تحقق دولت الكترونيكي مي باشد ، نموده اند .

شرايط عملياتي شدن سيستمهاي مكانيزه :
يك سيستم مكانيزه با بهترين نرم افزار درگام نخست در صورتيكه از حمايت مديريت ارشد برخوردار نباشد، بدون اين پشتوانه قابل پياده سازي نبوده و هرگز عملياتي نخواهد شد ودرگام بعدي، پرسنلي كه روش و فرايندي كه آنها به صورت دستي انجام مي دادند و قرار است مكانيزه گردد نيز در پذيرش و اجرائي شدن سيستم نقش مهمي ايفاء مي كنند ، اين صاحبان فرايندها هستند كه از مرحله طراحي سيستمهاي مكانيزه تا مرحله اجراء و پشتيباني سيستم همراه با طراحان،تحليلگران و مسئولين پياده سازي سيستم قدم بر مي دارند و در صورتيكه نخواهند سيستم مكانيزه اي شكل گيرد از همان ابتداي طراحي سيستم مانع بزرگي در اجراي روان چرخ مكانيزاسيون خواهند بود و اين امر يكي از دغدغه هاي مديران پروژههاي سيستمهاي مكانيزه مي باشد كه مي بايست با انجام مديريت تغيير نسبت به شناسائي علل عدم پذيرش سيستمهاي مكانيزه در جهت رفع آن گام برداند .

علل مقاومت در برابر مكانيزاسيون : از علل عدم پذيرش سيستمهاي مكانيزه در بين صاحبان فرايندها و مقاومت در برابر تغيير مي توان به موارد ذيل اشاره نمود :

- ترس از موقعيت شغلي پس از مكانيزه شدن فرايند با توجه به نقش سيستمهاي مكانيزه در كاهش نيروهاي انساني .
- ترس از خلع يد شدن از قدرت حاصله از تجمع اطلاعات كه به دليل غير مكانيزه بودن فرايندها و عدم وجود اطلاعات ثبتي بوجود آمده است .
- ترس از كاهش وابستگي سازمان به شخص ، چرا كه در صورت مكانيزه شدن امور ، روال كارها ، الگوريتم وار و مستند مي گردند و از ميزان وابستگي سازمان به پرسنل صاحب فرايند كاسته مي شود .
- ترس حاصله از ضعف و ناتواني در كار با سيستمهاي مكانيزه .
- ترس از شفاف شدن اطلاعاتي براي آن دسته از افرادي كه سالها از شفاف نبودن و گل آلودي آب جاري در شريان اطلاعات سازمان سود جسته و آنرا مديون طبيعت سيستمهاي دستي مي دانند .

و بالاخره از مهمترين علل مقاومت در برابر مكانيزاسيون وجود فرهنگ مخالفت با تحولات ،تغييرات و نوآوريها و فرهنگ مخالفت با سيستمهاي مكانيزه مي باشد كه تغيير اين فرهنگ نيازمند زمان بوده و هزينه و انرژي زيادي را مي طلبد .
سيستم مكانيزه مكاتبات اداري (اتوماسيون اداري) :
مكاتبات اداري يكي از پر حجم ترين و در بعضي از مواقع مشكل ترين فعاليتهاي يك سازمان مي باشد ،وجود يكي سيستم نامناسب مكاتبات اداري باعث اتلاف زمان ، صرف انرژي بيشتر، افزايش هزينه ها ودرنتيجه غيربهره ورشدن سازمان مي گردد كه در مقابل آن وجود يك سيستم متناسب و سريع اداري مي تواند حجم عمده اي از پاسخ ها و بروكراسيهاي موجود را كاهش داده و در يك دوره زماني باعث صرفه جويي اقتصادي و رواني انجام كار گردد كه با توجه به وضعيت شركت راه آهن و نظر به حجم زياد مكاتبات و تعدد و پراكندگي واحدها ، تنها يك سيستم مكانيزه كه از آن طريق مبادله اطلاعات ، اسناد و مكاتبات اداري به صورت مكانيزه با حذف يا حداقل نمودن گردش دستي اسناد كاغذي ميسر گردد ، مناسب براي راه آهن بوده و سبب رواني گردش مكاتبات اداري خواهد شد .