معرفي و توسعه نقش تكنولوژي اطلاعات و سيستم هاي اطلاعاتي در چرخه بهبود كيفيت شركتهاي خودروساز

3- سيستم شناسايي ايرادات (dds)
يكي از مولفه هاي مهم كيفيت، مميزي و ارزيابي محصول مي باشد. مميزي محصول به منظور شناسايي ايرادات و نقايص احتمالي آن انجام مي پذيرد.در شركتهاي خودروساز چند نوع مميزي بر روي محصول نهايي و محصول هر سالن انجام مي شود. در مميزي نهايي ، محصولي كه به دست مشتري مي رسد توسط كارشناسان مجرب و آشنا به ايرادات ، به عنوان نماينده مشتري، مورد ارزيابي دقيق از جنبه هاي مختلف قرار مي گيرد. در مميزي سالن، محصول هر سالن در انتهاي خط مورد ارزيابي قرار مي گيرد. در اين حالت سالن بعدي به عنوان مشتري محصول فرض مي شود. در مميزي نهايي بر اساس يك جدول استاندارد تعداد نمونه ها و درصدي از محصولات توليدي كه بايد مميزي شوند تعيين مي شود و در مميزي محصول سالن به طور متوسط 1 درصد و حداقل 4 نمونه از توليد مورد مميزي قرار مي گيرد. خروجي هر مميزي ليستي از ايرادات مشاهده شده روي محصول است. همراه هر ايراد مشخصات زيرثبت مي گردد:
1-شرح كامل ايراد
2-تعداد ايراد مشاهده شده
3-امتياز كيفي ايراد كه با توجه به شدت ، حدت و اهميت ايراد تعيين مي شود.
هر محصول داراي يك دفترچه مرجع ايرادات مي باشد كه شامل ليست كاملي از ايراداتي است كه تاكنون روي محصول مشاهده شده است. با مشاهده ايراد جديد مشخصات كامل ايراد به دفترچه مرجع افزوده مي شود. در مورد هر ايراد اطلاعات كاملي در سيستم اطلاعاتي dds نگهداري مي شود . مشخصه هاي مهم يك ايراد در جدول زير تشريح شده است.
همه اطلاعات مربوط به مميزي هاي مختلف در يك پايگاه داده مشترك وارد مي شود كه بطور همزمان قابل استفاده توسط كاربران مختلف مي باشد. با استفاده از كد سراسري ايراد مي توان يك ايراد را در همه سيستم هاي مميزي رديابي نمود و با استفاده از شماره محصول، سيستمdds به سيستم جامع توليد وصل مي شود . واحد مسئول ايراد در جدول 1 توسط سيستم آناليز مشخص مي گردد و وضعيت فعلي ايراد توسط سيستم پيگيري و رفع ايراد تعيين مي شود.
يكي از مشخصات اصلي سيستم هاي مميزي و شناسايي ايراد نحوه برخورد آنها در برابر ايرادات مهم مي باشد. در سيستم ddsهر گاه يك ايراد ايمني و مهم روي محصول مشاهده مي شود به طور خودكار توسط سيستم dds يك هشدار كيفي براي تمامي قسمتهاي مرتبط با توليد ارسال مي گردد و توسط سازمان توليد يك سد كيفي براي جلوگيري از بروز مجدد ايراد و رفع سريع آن ايجاد مي گردد. همزمان با ايجاد سد كيفي، سيستم dds به منظور جلوگيري از رسيدن محصول معيوب به دست مشتري با ارسال شماره محصول معيوب براي سيستم جامع توليد ليست تمامي محصولاتي كه تاريخ توليد يكساني با محصول معيوب هستند را دريافت مي كند. سپس سيستم dds با ارسال ليست شماره محصولات براي سيستم بلوكه محصولات معيوب باعث مي شود محصولاتي كه داراي تاريخ توليد يكساني با محصول معيوب دارند در سيستم فروش شناسايي و از فروش آنها به مشتري تا زماني كه ايراد ايمني آنها رفع گردد جلوگيري به عمل آيد. اين محصولات بايد در كوتاهترين مدت توسط تيمي مجرب از كارشناسان كيفيت مورد ارزيابي قرار گرفته و نسبت به رفع ايراد مذكور اقدام گردد. در صورتيكه تعدادي از محصولات محموله معيوب قبل از اينكه توسط سيستم بلوكه شوند بدست مشتري برسند با استفاده از سيستم خدمات پس از فروش اقدام به شناسايي و فراخوان خريداران اين محصولات مي شود و براي رفع ايراد محصول آنها به طريق مقتضي از طريق شبكه خدمات پس از فروش عمل مي شود. اگر ايراد ايمني مشاهده شده براي اولين بار روي محصول مشاهده مي شود مشخصات ايراد به صورت online براي سيستم آناليز جهت تعيين علت و منشاء ايراد ارسال مي گردد.شكل زير ارتباط سيستم هاي اطلاعاتي هنگام بروز يك ايراد ايمني را نشان مي دهد.
فرايندهايي كه با مشتريان فصل مشترك پيدا مي كنند اغلب كليد طلايي موفقيت هاي يك سازمان مي باشند. آنها به طور مستقيم روي جريان نقدينگي شركت و رضايت مشتريان تاثير مي گذارند لذا هر چه يكپارچگي بين فرايندهاي داخلي سازمان بيشتر باشد ارزش تكنولوژي مورد استفاده بيشتر مشخص مي گردد.
سيستم مميزي و ارزيابي محصول بايد به عنوان نماينده مشتري در شركت قادر به اندازه گيري نوسانات و تغييرات سطح كيفي محصول و اعلام سريع آن به منظور اتخاذ تصميمات مناسب باشد. به منظور تعيين سطح كيفيت محصول و اندازه گيري آن از سيستم هاي هدفگذاري كيفي استفاده مي شود. در سيستم هاي هدفگذاري معمولا با توجه به چندين پارامتراز جمله اهميت محصول، قيمت محصول، اهداف استراتژيك شركت و ... براي هر محصول يك هدف كيفي تعيين مي گردد و برنامه هاي كيفيت در راستاي دستيابي به اين اهداف طرحريزي مي شود. سيستم مميزي در هر گام از زمان بايد قادر به محاسبه پارامترهاي مهمي چون فاصله از هدف، عوامل اصلي انحراف از هدف، عوامل اصلي بهبود يا افت كيفيت و بسياري نتايج و محاسبات پردازش شده ديگر باشد. و در صورتيكه سطح كيفيت خودرو از حد خاصي كمتر شد هشدارهاي لازم را اعلام نمايد. بدين منظورهر گاه كه فاصله از هدف به سطح خاصي مي رسد به صورت خودكار و توسط سيستم با پردازش اطلاعات مربوط به ايرادات عوامل اصلي انحراف از هدف تعيين و با ارسال هشدار كيفي به متوليان مربوطه اعلام مي گردد. مديريت ارشد شركت با استفاده از سيستم اطلاعات مديريت mis شركت از وضعيت كيفي محصولات مختلف در هر لحظه از زمان با خبر مي شود و در صورت مشاهده تغييرا ت محسوس قادر به اجراي عمليات بازدارنده مناسب مي باشد.

4-سيستم آناليز و ريشه يابي ايرادات:
يكي از زير ساختهاي عمده مورد نيازجهت تكميل چرخه شناسايي و رفع ايرادات كيفي " ريشه يابي علت بروز ايرادات " مي باشد كه در قالب فعاليت"آناليز ايرادات " قابل تعريف است. اين فعاليت معطوف به ايجاد پيوند ميان پتانسيل تجربي موجود در مجموعه و روشها و الگوهاي نوين حل مساله و به نوعي مديريت بر اين دو قابليت در راستاي همگرايي آنهاست . ويژگي هاي سيستم آناليز و ريشه يابي ايرادات با توجه به شرايط و ويژگيهاي كاري سازمان هاي مختلف متغير است ، لذا موارد پيشنهادي زير با توجه به شرايط عمومي شركت هاي صنعتي در نظر گرفته شده است:
4-1-نيروي انساني:
تركيب صحيح منابع انساني هر مجموعه كاري نقش تعيين كننده اي در موفقيت و روند دستيابي به اهداف آن مجموعه دارد ، در سازماني با ويژگي هاي كاري واحد آناليز علاوه بر تخصص و بيطرفي در قضاوت ، قدرت مقابله با تنش بالاي كاري نيز يكي از لازمه هاي نيروي انساني است و در كل اين مجموعه بايد در برگيرنده افرادي با خصوصيات زير باشد :
1- قدرت گمانه زني بالا در خصوص منشا احتمالي ايرادات ( مانند تكنسين هاي با تجربه خطوط توليد و با تجربه فعاليت در ايستگاه هاي متنوع كاري)
2- توان تحليل ايرادات منطبق با روشهاي نوين حل مساله ( كارشناسان با تجربه واحدهاي پيگيري ايرادات كه آموزشهاي نظري problem solving,qc 7 tools,triz و ساير موارد مشابه را گذرانده باشند.(
3- قدرت تمركز زياد بر روي موضوع و نيز انگيزه بالا جهت ادامه فعاليت به رغم تنش هاي بالاي كاري.
4-2- ساختار سازماني:
۱-جايگاه در مجموعه كيفيت
جايگاه بهينه اين واحد با توجه به ماهيت تصميم سازي موجود در فعاليت آن ، نزديكي هر چه بيشتر با بخشهاي تصميم گيرنده سازمان كيفيت در خصوص تخصيص مسئوليت ايرادات مي باشد. از طرف ديگر با توجه به فني بودن و طبيعت تخصصي اين فعاليت و لزوم استقلال در ارائه داوريها ، قرار گرفتن در يك ساخت موازي ( افقي ) با واحد تصميم گيرنده مذكور داراي ارجحيت نسبت به ساير ساختها مي باشد.
2- تفكيك سازماني:
همانگونه كه اشاره گرديد اركان فعاليت اين واحد بر مبناي تمركز تجربي و تكنيكي در حوزه هاي كاري ، پايه ريزي شده است ، لذا ساختار سازماني بر مبناي وظيفه مي تواند تركيب مناسبي براي اين مجموعه باشد. يكي از مزاياي اين نوع ساختار ، ايجاد حوزه هاي قوي تخصصي و افزايش بازدهي از طريق ارتقاي سطح تخصصي مي باشد[5]. با توجه به دو مورد فوق چارت سازماني شكل3 براي اين واحد پيشنهاد مي شود.
4-4-سخت افزار مورد نياز :
براي تجهيز اين واحد به گونه اي كه به حداكثر كارآيي پيش بيني شده دست يابد موارد ذيل را بايد لحاظ نمود:
1-موقعيت مكاني اين واحد بايد به گونه اي باشد كه به رغم جدا بودن از سالن هاي توليدي ( به منظور ايجاد امكان بررسي ايرادات در محيطي به دور از تنشهاي خاص توليد ) امكان دسترسي به واحد توليدي و آزمايشگاهي فراهم باشد.
2-گستردگي فضا بايد در حدي باشد كه امكان فعاليت تيم هاي كاري با تخصصهاي مكمل به صورت همزمان حاصل گردد.
3-تجهيزات تشخيصي ، شبيه سازي و كارگاهي بايد در حدي كه كليه نيازمنديهاي فني و تشخيصي اين واحد را ( در موقعيتي فراتر و با دقتي بالاتر از واحدهاي توليدي ) فراهم سازد، در اختيار اين مجموعه قرار گيرد.
4-5-سيستم اطلاعاتي:
از آنجا كه ارتباطات صحيح در سازمان همواره يكي از پيش نياز هاي مهم ثمر بخشي فعاليتهاي آن است ، داشتن ابزارهاي موثر جهت ايجاد اين ارتباط يكي از ملزومات انكار ناپذير هر فعاليت سازماني است . به اين منظور داشتن سيستم اطلاع رساني با ويژگيهاي ذيل مي تواند به برقراري ارتباط واحد آناليز ايرادات با ساير واحدهاي سازمان كمك شاياني نمايد.
1- به روز بودن اطلاعات
2- قابليت دسترسي واحدهاي مختلف به اطلاعات مرتبط با آنها و در عين حال داشتن امكان طبقه بندي اطلاعات به منظور محدود كردن سطوح غير مرتبط در دسترسي به برخي اطلاعات حساس و طبقه بندي شده.
3- امكان تحليل سريع وضعيت واحد هاي مختلف توسط مديران ارشد .
4- گزارشات دقيق فني به منظور مجاب ساختن سطوح مياني در مورد ايرادات مشاهده شده .
5- قابليت پيگيري ايرادات از طريق مدخل هاي گوناگون ( برحسب كد سراسري ايراد، تاريخ مشاهده ايراد، سازمان مسئول ايراد ، نوع خودرو .....)
با توجه به موارد فوق يك سيستم اطلاعاتي جامع با فيلدهاي اصلي، به شرح جدول زير قابل اعمال مي باشد.

همانگونه كه در جدول 1 و 2 مشاهده مي شود با استفاده از فيلد كد ايراد بين سيستم هاي اطلاعاتي dds و آناليز ارتباط برقرار مي شود.