معرفي و توسعه نقش تكنولوژي اطلاعات و سيستم هاي اطلاعاتي در چرخه بهبود كيفيت شركتهاي خودروساز

ابراهيم رحيمي
كارشناس كيفيت شركت ايران خودرو
e.rahimi@ikco.com
محسن مصيبي
كارشناس كيفيت شركت ايران خودرو
m.mosayebi@ikco.com
مزدك جباري
كارشناس كيفيت شركت ايران خودرو
m.jabbari@ikco.com

چكيده:
تكنولوژي اطلاعات ، it، ابزار قدرتمندي است كه به عنوان اهرمي براي طراحي دو باره فرايندهاي كسب و كار در سازمان ها به كار مي رودو اين امكان را به سازمانها مي دهد كه به جاي بهبود مقطعي و تدريجي وضعيت موجود ، سيستم هاي جديد و يكپارچه ايجاد نمايند. امروزه سازمانها هر چه بيشتر به سمت يكپارچه شدن سيستم ها حركت مي كنند و با استفاده از مديريت سيستم هاي اطلاعاتي بستر مناسبي را براي به كارگيري و پشتيباني اطلاعات توسعه مي دهند و با استفاده از قابليت ها و امكانات تكنولوژي هاي موجود قابليت هاي رقابتي فراواني براي خود ايجاد مي كنند. مطالعات مختلف نشان مي دهد كه it باعث تغييرات بنيادين در مديريت و هماهنگي توليد مي گردد. it توان يكپارچه سازي وظايف در تمام سطوح سازمان و قسمت هاي مختلف آن را دارا مي باشد. ارتباطات واتصالات الكترونيكي مي تواند اختيارات و قدرت تصميم گيري كاركنان را به وسيله گسترش توانايي ها و قابليت هاي محوري سازمان دگرگون نمايد. فشار بي امان رقابت رو به افزايش و تغييرات مداوم در شرايط بازار جهاني و فشارهاي اقتصادي، سازمانها را به سمت يافتن راهي براي انجام تغييرات بنيادين با هدف بالابردن سطح عملكردشان هدايت نموده است. وجود اين مسائل تلاشها را براي بدست آوردن نگرش هايي با يكپارچگي بيشتر براي مرتبط كردن استراتژي هاي رقابتي، فرايندهاي سازمان و تكنولوژي هاي پشتيباني كننده سوق داده است.[1]
در اين مقاله نمونه هاي عملي از كاربرد it و مولفه مهم آن ، سيستم هاي اطلاعاتي، در نظام كيفيت شركت هاي خودروساز داخلي معرفي و تشريح مي شود. اين سيستم ها شامل سيستم شناسايي ايرادات، سيستم پيگيري ورفع ايرادات، سيستم آناليز و ريشه يابي ايرادات، سيستم هدفگذاري كيفي محصول، سيستم خدمات پس از فروش و… مي باشد.
كلمات كليدي:تكنولوژي اطلاعات، بهبود كيفيت، سيستم هاي اطلاعاتي، سيستمهاي شناسايي ايراد، سيستم پيگيري و رفع ايراد » آناليز ايرادات

1-مقدمه:
سيستم اطلاعات كيفي ابزار سازماندهي شده جمع آوري، ذخيره سازي ، آناليز و گزارش گيري اطلاعاتي در حوزه كيفيت به منظور ياري تصميم گيران در تمامي سطوح سازمان مي باشد. ورودي هاي مورد نياز در اين سيستم ها شامل اطلاعات بازاريابي در ارتباط با كيفيت، اطلاعات تست محصول، اطلاعات بازاريابي كيفي محصول، اطلاعات مرتبط با قطعات و مواد خريداري شده، فرايند و بازرسي نهايي محصول مي باشد.[3]
شركتهاي خودروساز داخلي همزمان با تبديل فضاي شبه انحصاري بازار خودرو به يك فضاي رقابتي تلاش وافري براي رسيدن به سطوح كيفي تعريف شده و منطبق با استانداردهاي جهاني از خود نشان مي دهند. بدين منظور با بهره گيري از تكنولوژي اطلاعات و با ايجاد سيستم هاي اطلاعاتي مختلف و يكپارچه در حوزه توليد و كيفيت اقدام به ايجاد يك سيستم جامع اطلاعاتي كيفي نموده اند.بخش هاي مختلف اين سيستم جامع به شرح زير مي باشد:
1-سيستم شاخص هاي كيفي:شامل اطلاعات مرتبط با كليه شاخص كيفي مي باشد.
2-سيستم مميزي محصول نهايي و محصول هر سالن:كه در برگيرنده اطلاعات جامعي در خصوص ايرادات مشاهده شده در محصول نهايي و محصولات نهايي هر سالن مي باشد.
3-سيستم هدفگذاري كيفي:شامل روالهاي مناسب جهت تعيين و تعريف اهداف كيفي بر اساس پارامترهاي مختلفي چون وضعيت موجود و سياستهاي كلان شركت مي باشد.
4- سيستم آناليز و ريشه يابي ايرادات:اين سيستم شامل كليه اطلاعات مربوط به علل بروز و منشاء ايرادات مي باشد.
5-سيستم واكنش سريع:شامل اطلاعات مربوط به برنامه هاي اصلاحي براي رفع ايرادات و پيگيري رفع آنها مي باشد.
6-سيستم خدمات پس از فروش:شامل كليه اطلاعات ايرادات مربوط به شكايت مشتريان و ايرادات مشاهده شده در تعميرگاههاي مجاز خودرو مي باشد.
اين سيستم ها را مي توان به سه دسته كلي تقسيم بندي نمود:
1-سيستم هاي مميزي و شناسايي ايرادات
2-سيستم هاي ريشه يابي و تعيين مسئول ايرادات
3-سيستم هاي پيگيري و رفع ايرادات

درادامه مقاله در بخش 2 نقش it در سازمانها مورد بررسي قرار مي گيرد، در بخش 3 سيستم اطلاعاتي مميزي محصول و شناسايي ايرادات توضيح داده مي شود، در بخش4 سيستم آناليز و تعيين منشا ايرادات توضيح داده مي شود، در بخش 5 سيستم پيگيري و رفع ايرادات تشريح مي شود. در پايان 5 نتيجه گيري و پيشنهاد ارائه خواهد شد.

2- نقش it در سازمانها:
يكي از مسائل اساسي در سازمانها اين است كه سازمان بايد به دنبال تغييرات بنيادين در فرايندهايش باشد تا بتواند از مهلكه رقابت شديد جان سالم بدر برد و نكته حائز اهميت در اينجا توجه به نقش مهم و حياتي سيستم هاي اطلاعاتي مي باشد. امروزه كاربرد فن آوري اطلاعات روزبروز در حال افزايش است. پيشرفت هاي حاصل شده در فن آوري هاي ارتباطات و كامپيوتر به كاركنان يك سازمان اين اجازه را مي دهد كه در حالي كه بيرون سازمان هستند، همچنان به سازمانشان متصل باشند و براي سازمان مربوطه كار كنند و يا فاصله خودر ا بامشتريان به حداقل برسانند. به عبارت ديگر سازمانها با استفاده از اين فن آوري ها به سمت مجازي شدن پيش مي روند. نمونه هايي از اين فن آوريها عبارتند از:ارتباطات ويدئويي، پست الكترونيكي، طراحي به كمك كامپيوتر(cad) ، توليد به كمك كامپيوتر(cam) و مهندسي به كمك كامپيوتر(cae) . اين قبيل فن آوري ها باعث هماهنگ سازي فعاليت ها در سازمان مي گردد. از ديد اسميت و استروف هر شركت به طور كلي داراي 3 شالوده اصلي مي باشد:
1-فرآيند تصميم گيري
2-جريان اطلاعات
3-جريان مواد
it روي هر كدام از اين 3 شالوده مي تواند تاثير گذار باشد. به طور كلي كاربرد it به شركت ها كمك مي كند تا از مزاياي زير بهره مند گردند:
1-صرفه جويي در هزينه و بهبود دقت اطلاعاتي
2-اجتناب ازاشتباهات انساني گاهي كه وظايف تكراري يا بسيار پيچيده است.
3-صرفه جويي مالي به علت كاهش خطا در زماني كه صرف انجام وظايف مي گردد.
4-ادغام و يكپارچه سازي چند وظيفه در يك وظيفه
5-بهبود بخشيدن كارايي سازمان
6-بهبود در مديريت مياني و كاهش فرايندهاي زائد از طريق تهيه اطلاعات مفيد تر.
محيط هاي امروز ايجاب مي كند كه شركت ها به سرعت توسعه يابند و توليداتي را ارائه نمايند كه نيازهاي خريداران را برآورده نمايد. امروزه شركتهاي با درجه پايين مشاركت فرايندها قادر به جوابگويي به نيازهاي متنوع مشتريان نمي باشند.نقشي كه it در اين محيط ها ايفا مي كند تسهيل تغييرات افزايش درجه مشاركت و كاهش درجه كارهاي واسطه اي مي باشد. خصوصياتي كه it براي انجام اين وظايف دارد به شرح زير است:[2]
1-ايجاد پايگاه داده هاي اشتراكي: به وسيله اين پايگاه داده اجازه داده مي شود كارهاي مختلفي به صورت مستقيم و با استفاده از اطلاعات موجود در پايگاه داده توسط اكثر افراد سازمان ديده شود
2-فن آوريهاي تصويري: به وسيله اين فن آوري افراد مي توانند همزمان و در حاليكه در بيرون از سازمان هستند با همديگر به صورت تصويري ارتباط داشته باشند. و روي گرافها و نمودارها تجزيه و تحليل انجام دهند.
3-تحليل داده هاي الكترونيكي و انتقال آن به افراد ديگر: it به همه افراد متخصص اجازه مي دهد كه در ارزيابي اطلاعات دخيل باشند.