طرح ساماندهي چرخه مديريت بهره وري با رويكرد بهبود مستمر (گمباكايزن)

6ـ نتايج و دستاوردها
اجراي مراحل اوليه طرح در 20 گروه حل مسئله در 10 دستگاه اجرائي استان كرمان نتايج و دستاوردهاي بسيار مهمي را به همراه داشته است كه برخي از آنها بشرح زير هستند.
1ـ6ـ اشاعه فرهنگ بهره وري و كيفيت نزد مسئولان و كارشناسان و ضرورت التزام عملي به آنها
2ـ6ـ ارتقاء دانش و مهارت هاي كارشناسان سازمانها بصورت نظري و عملي و بكارگيري همزمان آنها در اصلاح فرآيندهاي كار سازمان متبوع
3ـ6ـ تغيير بينش، نگرش و خودباوري در كارشناسان و مسئولان مبني بر اينكه مي توانند محور اصلي ايجاد تغيير و تحول در سازمان خود قرار گيرند.
4ـ6ـ آشنائي كارشناسان ادارات با شيوه هاي علمي شناسايي مسائل سازمان و حل مسئله بصورت گروهي
5ـ6ـ شناسائي موداهاي فيزيكي و فرآيندي در محل كار و حذف آنها و از آن طريق صرفه جوئي در فضا، امكانات، زمان و هزينه
6ـ6ـ اصلاح فرآيندهاي كار و تقليل و ساده سازي مراحل انجام كار و صرفه جويي قابل توجه در پيمايش، زمان، هزينه انجام از طريق حذف موداهاي فرآيندي و استفاده از فكر، تجارب و نظرات كاركنان
7ـ6ـ اصلاح فرآيندهاي كار و حذف موداهاي فيزيكي و فرآيندي باعث تقليل زمان، هزينه و پيمايش و تحويل كالاها و خدمات به مشتري و ارباب رجوع شده و ضمناً كيفيت كالاها و خدمات را افزايش مي دهد.
8ـ6ـ حساس شدن مسئولان سازمان و استان نسبت به موضوع ارتقاء بهره وري و بكارگيري منابع و امكانات و برنامه ريزي براي ايجاد تحول و ارتقاء بهره وري
لازم به توضيح است كه در صورت توسعه و تعميم اجراي طرح در طول سال و نسبت به ساير فرآيندهاي كاري دستگاههاي اجرائي و نيز اجراي ساير اقدامات پيش بيني شده در طرح (مانند اندازه گيري و تحليل شاخصهاي بهره وري، ايجاد وب سايت بهره وري در دستگاههاي اجرائي، برنامه ريزي بهبود بهره وري و ...) نتايج و دستاوردهاي طرح بسيار فراتر از موارد بر شمرده شده در فوق خواهد بود.
اينك نمونه هائي از موارد اصلاح فرآيندهاي كاري دستگاههاي اجرائي و پتانسيل وسيعي كه در اين زمينه براي بهبود و اصلاح فرايندهاي كاري سازمانها وجود دارد به شرح زير و بصورت 5 مورد و به تفكيك فرآيندهاي كار قبل و بعد از اجراي كايزن ارائه مي شود. دلايل اصلي موفقيت نسبي اين طرح را در دستگاههاي اجرائي استان مي توان به شرح طبقه بندي و بررسي نمود.
الف ـ اكثر رويه ها و فرآيندهاي كاري موجود در دستگاههاي اجرائي متناسب با نيازها، آگاهيها و توقعات امروز مردم نيست و زمينه اصلاحات در آنها بسيار زياد است. به عبارت ديگر فضاي كار و ساز و كارهاي اداري در دستگاههاي اجرايي، در غالب موارد، مملو از موداهاي فيزيكي و فرآيندي است.
ب ـ كارشناسان دستگاههاي اجرائي در شناخت فضاي كار خود و نارسائيهاي حاكم بر آنها بسيار توانمندتر از حد انتظار هستند و در شرايط ايجاد فضاي مساعد، انگيزش و خودباوري در اصلاح محيط كار و بخصوص در بهبود رويه ها و فرآيندهاي كار بسيار توانا عمل مي كنند.
ج ـ روش و رويكرد بكار گرفته شده در طرح حاضر، بصورت انتقال دانش به كاركنان، تبديل دانش به عمل و مهارت و بكارگيري همزمان آن و بلافاصله در فرآيندهاي كاري محل واقعه «گمبا» توسط كارشناسان ذيربط نيز نقش قابل توجهي در موفقيت طرح دارد.
جالب است خاطر نشان گردد كه در اصلاح فرآيندها و ايجاد تغيير در محيط كار، نقش اصلي را خود كارشناسان سازمان عهده دار بوده و مشاوران سازمان ملي بهره وري به عنوان تسهيل گر، آموزش دهنده و مشاور ايفاي نقش مي نمايند.