رويكرد 8 گانه در مديريت فرآيند

نكته ديگر در ماتريس p ، بيان تاثيراتي است كه فرآيند i ام روي ساير فرايندها دارد كه مي توان از اين طريق آنها را شناسايي كرده و جهت جلوگيري از تأثيرات نامناسب ، اقدام نمود.
با اين رويكرد، فرآيندي كه تأثير بيشتري روي ساير فرآيندها دارد شناسايي مي گردد ، چرا كه ممكن است در يك مجموعه، فرايندي داراي اهميت بسيار كمي باشد مثلاً در فرآيندهاي مربوط به توليد تاير ، فرآيند نگهداري كمپاوند در محيط تعريف شده، فرآيند كم اهميت تري نسبت به فرآيندهايي نظير كلندرينگ، اكسترودينگ، پخت و ... باشد اما بعلت احتمال فرسودگي كمپاوند تاثير يافته از مدت زمان نگهداري و شرايط نگهداري، فرآيند مذكور در فرآيندهاي ديگر تعامل و تأثير زيادي ممكن است داشته باشد، لذا از اين طريق مي توان فرآيندهايي كه تعامل و تأثير زيادي روي فرآيند هاي ديگر دارد ( و نه الزاماً فرآيندهاي با اولويت بالا در موفقيت سازمان) را شناسايي كرد و برنامه ريزيهاي مناسبي جهت توجه به تأثيرات مربوطه و كاهش خرابيهاي ناشي از آن انجام داد. ضمن آنكه با اين شيوه مي توان پس از مرحله شناسايي و با توجه به ماتريس p n*n تأثيرات ممكن را مشخص ساخته و براي كنترل هر چه بيشتر نقاط قابل تأثير اقدام نمود تا از اين طريق از تأثيرات ناخواسته يك فرآيند روي فرآيندهاي ديگر جلوگيري بعمل آورد .
سئوال ديگر قابل طرح اين است كه به چه ميزان نقاط قابل تأثير تحت كنترل مي باشند . در اين خصوص براي بررسي ميزان تحت كنترل بودن تأثيرات فرآيندها بر روي يكديگر، در زمان لازم براي بررسي، اقدام به تهيه ماتريسي تحت عنوان ماتريس كنترل (c n*n) مي شود و تكميل آن بدينصورت خواهد بود كه براي يك فرآيند، در ارتباط با فرآيندهاي مختلف، براي ميزان تحت كنترل بودن آن عددي ما بين (10-1) كه عدد 10 براي عدم وجود هيچگونه كنترلي در خصوص تأثير مورد نظر و عدد 1 براي كنترل كامل تأثير مورد نظر تخصيص داده مي شود. در نهايت از حاصلضرب p*c*w ماتريس (n*1) بدست مي آيد كه ميزان تحت كنترل بودن تأثيرات و تعاملات هريك از فرآيندها روي فرآيندهاي ديگر مشخص مي گردد. مقايسه اعداد اين ماتريس در دوره هاي مختلف، بيانگر چگونگي دقت و كنترل روي تعاملات و تأثيرات فرآيندها روي يكديگر خواهد بود.
در نهايت مقدار كمي محاسبه شده، در دوره هاي مختلف بايد مقايسه و بررسي شود.

2- تنظيم فرآيند
يكي ديگر از مواردي كه در مديريت فرآيند بايستي مد نظر واقع گردد، اينست كه مشخصات فرآيند پس از شناسايي و استخراج بايستي با توجه به استانداردهاي موجود، مرتبط و تنظيم شود و لذا ميزان مناسب بودن فرآيند، طبق تنظيمات لازم ،معين شود. بديهي است ، بايد مشخصه هايي براي هر يك از فرآيندها در جهت عملكرد مناسب آنها تهيه گردد و وضعيت هر يك از مشخصه هاي مذكور در دوره هاي زماني مختلف مورد بررسي واقع شود. اين استاندارد ها ممكن است از طريق دانش فني منتقل شده، كتابچه هاي استاندارد، تجارب كاركنان و سازمان، سازمانهاي همكار در اين زمينه و يا از طريق متخصصين تهيه گردد.
چنانچه در مجموعه اي بدين صورت عمل گردد، براي فرآيند pi ، ماتريسchi1 كه ماتريس 1*mi خواهد بود ( و miتعداد ويژگيهاي مرتبط با فرآيند i ميباشد)، تشكيل خواهد گرديد.
زماني كه فرآيند مورد نظر تحت بررسي واقع مي گردد، بسته به شرايط حاكم بر آن فرآيند و وضعيت مرتبط با آن، به هر يك از ويژگيهاي مربوط به آن فرآيند ، اعدادي ما بين “ 10-1“ تخصيص مي يابد كه عدد 10 بمعني انطباق كامل وضعيت موجود فرآيند با وضعيت استاندارد مي باشد . در اينصورت، وضعيت نهايي فرآيند piبصورت حاصلضرب زير خواهد بود. si=chi*whi

كه whi، ميزان اهميت مربوط به هر يك از ويژگيهاي مرتبط با فرآيند مي باشد و chi وضعيت هر يك از پارامترهاي فرايند iنسبت به وضعيت مطلوب مي باشد.
در ادامه، براي تعيين وضعيت نهايي سازمان از نظر تنظيم بودن فرآيندها ماتريس زير مورد محاسبه قرار مي گيرد .
گفتني است با اين روش، ضمن ايجاد اطميناني از تنظيم بودن هر يك از پارامترهاي فرآيندي ، چگونگي تحت كنترل بودن آن پارامترها قابل ارزيابي خواهد بود.