رويكرد 8 گانه در مديريت فرآيند

مهدي بشيري
دانشجوي دكتري رشته مهندسي صنايع و پژوهشگر دفتر مطالعات بهره وري و بهبود سيستمهاي وزارت بازگاني
دكتر وحيد محمودي
عضو هيات علمي دانشگاه تهران و پژوهشگر دفتر مطالعات بهره وري و بهبود سيستمهاي وزارت بازرگاني

چكيده
عملكرد هر سازمان را ميتوان در عملكرد فرايندهاي آن ملاحظه نمود و با شناسايي و تحت كنترل قرار دادن آن فرآيندها ، كل سازمان را كنترل كرد اما هر فرايندي از زواياي مختلف قابل بررسي و نظارت مي باشد. اين مقاله با در نظر گرفتن موضوعات مختلف موثر بر فرايند ، هشت رويكرد “تعاملات بين فرايندها ، تنظيم فرايندها ، مطابقت فرايندها با نيازهاي مشتريان ، مطابقت فرايندها با برنامه هاي استراتژيك سازمان ، بهره وري فرايندها ، كنترل شكستهاي فرايندها ، مميزي فرايندها و مهندسي مجدد فرايندها” را ارائه نموده است. با در نظر گرفتن اين رويكردها، مي توان از مناسب بودن مديريت فرايند ها اطمينان پيدا كرد .در ادامه بمنظور انكه براي هر كدام از رويكردهاي اشاره شده ، يك وسيله كنترلي مناسب وجود داشته باشد ، يك كميت مناسب براي كنترل آنها بيان شده است تا فرايندها با استفاده از ابزار ارائه شده ، مورد سنجش و بررسي واقع گردند. با استفاده از ابزار هاي كمي ارائه شده و مقايسه آن در دوره هاي مختلف ميتوان شناسايي كرد كه فرايند مورد نظر در چه بعدي داراي ضعف بوده وچگونه قابل بهبود مي باشد.
كلمات كليدي : مديريت فرآيند ، مشتري ، qfd، fmea ،bpr

مقدمه:
هر مجموعه اي از يكسري فرآيندها تشكيل گرديده و تعامل و عملكرد فرآيندها در نهايت منجر به ايجاد يك خروجي در سازمان مي گردد. حال چنانچه فرآيندهاي موجود در سازمان بدرستي شناسايي شده و با انجام مطالعه دقيق، مديريت شوند، مي توان به حصول نتيجه و ارتقاء سازمان اميدوار بود.
اثر بخشي در يك فرآيند(مثلا pi )، زماني ايجاد مي گردد كه بتوان مديريت صحيحي روي آن انجام داد. در واقع با مديريت مناسب فرآيند، خواسته هاي يك فرآيند به نتيجه رسيده در نتيجه از اثر بخشي لازم برخوردار خواهد بود. چرا كه مديريت به تعبيري عبارتست از استفاده بهينه از منابع براي دستيابي به اهداف. لذا چنانچه مديريت فرايند در مجموعه اي موجود باشد، از منابع و وروديها براي دستيابي به اهداف فرآيند ( خروجيهاي مورد انتظار) بصورت بهينه استفاده خواهد گرديد و اين موضوع خود منجر به افزايش اثر بخشي درفرآيند و نهايتا سازمان خواهد شد.
براي آنكه اين مقصود برآورده گردد ، ابتدا بايستي تمامي فرايندهاي سازمان بصورت مناسب و كامل شناسايي شوند و سپس هر يك از فرايندها با توجه به رويكردهايي كه در زير اشاره مي شود ،مورد بررسي قرار گيرند. لازم به ذكر است براي بررسي فرايند ها از زواياي اشاره شده ،يك ابزار اندازه گيري مورد نياز است كه نحوه محاسبه آنها در توضيحات مربوط به هر يك از رويكردها اشاره شده است . رويكردهاي هشت گانه بصورت زير مي باشند:

1- تعاملات يك فرايند با فرآيندهاي ديگر
يكي از مواردي كه مي تواند در موفقيت يا عدم موفقيت يك مجموعه تاثيرگذار باشد، تعاملات بين فرايند هاي آن مجموعه مي باشد. در اين خصوص مديريت فرآيند زماني مناسب و مورد قبول خواهد بود كه بتواند اولاً درك صحيحي از اين تعاملات داشته باشد و ثانياً بتواند فرآيند با تاثير بيشتر يا غالب را مورد شناسايي قرار دهد. براي اين منظور ميتوان ابتدا پس از شناسايي فرآيندها، آنها را ليست نموده و ميزان تاثير و تعامل هر يك از فرآيندها روي فرآيندهاي ديگر را با اعداد بين ( 1- 0 ) مشخص نمائيم كه در نهايت ماتريس pn*n بدست خواهد آمد( n تعداد فرآيندهاي شناسايي شده در سازمان مي باشد). از طرف ديگر فرآيندهاي مختلف شناسايي شده با توجه به اهميت و ميزان اثرگذاري آنها داراي اولويت هاي متفاوتي است كه اين اولويتها بستگي به ميزان تأثير آنها روي عوامل كليدي موفقيت (ksf )1 سازمان دارد ، با فرض اينكه اولويت فرآيندها بصورت w n*1 باشد در اينصورت، فرآيند غالب(با تأثير بيشتر) روي ساير فرآيندها از طريق حاصلضرب p*w قابل شناسايي است بدين صورت كه حاصلضرب بدست امده، يك ماتريس (n*1) است و درايه با مقدار حداكثر،معرف فرآيند مورد نظر است.