طرح ساماندهي چرخه مديريت بهره وري با رويكرد بهبود مستمر (گمباكايزن)

4ـ چرخه مديريت بهره وري
فعاليتها، برنامه ها و اقدامات مربوط به چرخه مديريت بهره وري در قالب چهار مرحله كلي به شرح نمودار زير منظور پيش بيني شده است.
1ـ4ـ تعيين شاخصهاي بهره وري و اندازه گيري آنها
اندازه گيري بهره وري عبارت از فرآيندي است كه براساس آن شاخص هاي بهره وري مناسب با اهداف و رسالتهاي اصلي سازمان در سطوح مختلف تعريف شده و با تعيين نظام آماري لازم، امكان محاسبه شاخصهاي بهره وري فراهم مي شود. شكل كلي شاخصهاي بهره وري به صورت نسبت ستانده به داده و يا خروجيها به وروديهاي سيستم بوده و به اشكال مختلف شاخصهاي اقتصادي (ريالي)، كمي و مقداري در سطوح مختلف سازمان و مديريت فعاليتها مطرح مي شود.
2ـ4ـ تجزيه و تحليل بهره وري
تحليل بهره وري فرآيندي است كه طي آن تغييرات بهره وري و علل آن و يا تغييرات سيستم مورد مطالعه براثر تغييرات بهره وري و سازوكارهاي حاكم بر اين تغييرات مورد بررسي قرار مي گيرد. برخي از روشهاي معمول براي تحليل شاخصهاي بهره وري شامل تحليل روند ارقام شاخصها بصورت زماني و مكاني، تجزيه به عناصر، بررسي تطبيقي شاخصهاي واقعي و برنامه ريزي شده، روش معيار محك زني (benchmarking) و ... مي باشد.
3ـ4ـ برنامه ريزي بهبود بهره وري
برنامه ريزي بهبود بهره وري فرآيندي است كه طي آن رويكرد بهبود بهره وري تدوين و درچارجوب آن فعاليتهاي مورد نياز براي بهبود بهره وري شناسائي، الويت بندي و زمانبندي مي شود. تعدادي از فعاليتهاي اجرايي بهبود بهره وري در قالب برنامه ريزي استراتژيك مشخص شده است و بسياري از برنامه هاي اجرائي ديگر نيز پس از اندازه گيري و تحليل شاخصها و شناسائي زمينه هاي ارتقاء بهره وري و تدوين راهبردها و اهداف ارتقاء بهره وري مشخص مي شود. بررسي و امكان استفاده از تكنيكهاي مديريتي مانند گروههاي حل مسئله و روشهاي 5s، كايزن، bpr، tqm، iso و ... از جمله موضوعات و مطالب مورد توجه در برنامه ريزي بهبود بهره وري سازمان مي باشد. با توجه به بررسي هاي به عمل آمده و تجارب حاصل، در برنامه ريزي بهبود بهره وري ادارات كل استانها با تأكيد بر اصلاح فرآيندهاي كار بطور عمده از مدل كايزن عملياتي (گمباكايزن) استفاده مي شود.
4ـ4ـ اجراي برنامه هاي بهبود بهره وري
فعاليتهاي بهبود بهره وري فعاليتهايي هستند كه به منظور تحقق اهداف بهره وري سازمان مورد اجرا قرار مي گيرند. در اين مرحله فعاليتهاي تدوين شده برحسب الويت و با رعايت توالي و زمانبندي هاي مربوط به اجرا در مي آيد تا اهداف بهبود بهره وري تحقق يابد. لازم به توضيح است كه در مراحل 1-4 و 2-4 و 3-4 و 4-4 نقش و همكاري مجدانه كميته بهره وري سازمان و اعضاء گروههاي كار و همكاريهاي صميمانه مديران سازمان و كليه كاركنان آن بطور مستمر نقش كليدي و سازنده را ايفا مي نمايد.

5ـ روشهاي اجرائي و مراحل عملياتي
پس از تفاهم حاصل بين سازمان ملي بهره وري ايران به عنوان مشاور و دستگاه اجرائي به عنوان كارفرما اقدامات مشروحه زير با همكاري كارفرما و مشاور و با هم آهنگي سازمان مديريت و برنامه ريزي استان به عنوان دبيرخانه طرح، صورت مي گيرد.
1ـ5ـ سمينار حساس سازي مديران و كاركنان دستگاه اجرائي نسبت به موضوع بهره وري و فوايد آن و نيز ضرورت اجراي طرح چرخه مديريت بهره وري در محل دستگاه اجرائي برگزار مي شود.
2ـ5ـ از بين فرآيندهاي كاري مختلف هر دستگاه اجرائي، دو مورد مهم و پر مسئله انتخاب مي شود و دو گروه كاري 7 تا 10 نفر براي بررسي آنها از بين كاركنان قسمت هاي مختلف دستگاه اجرائي انتخاب مي شود. به انتخاب كاركنان گروه يك نفر به عنوان مسئول گروه و ديگري به عنوان دبير گروه تعيين مي شود.
3ـ5ـ نماينده سازمان ملي بهره وري باتفاق اعضاء گروهها، محل انجام فرآيند (گمبا) را مورد بررسي و مشاوره قرار داده و حدود و قلمرو آنرا براي انجام بررسي هاي بعدي تعيين مي كنند.
4ـ5ـ برنامه آموزش و اجرا به مدت 5 روز براي اعضاء گروههاي حل مسئله 5 دستگاه اجرائي بطور تمام وقت و در محل مناسب به شرح زير برگزار مي شود.
1ـ4ـ5ـ اعضاء گروههاي حل مسئله در مدت 5 روز هر روز از ساعت 8 صبح تا 12 در دوره آموزشي شركت مي نمايند و اساتيد سازمان ملي بهره وري مفاهيم، روشها و تكنيكهاي موضوعات زير را به آنها آموزش مي دهند.
- مفهوم بهره وري و ضرورت هاي آن در شرايط متحول داخلي و بين المللي
- چرخه مديريت بهره وري و چگونگي اجراي آن
- مفهوم و فرهنگ بهبود مستمر (كايزن عملياتي)
- نظام آراستگي ( 5 ت يا 5s)
- شناسائي انواع موداها در محل و در فرآيندهاي كاري و نصب برچسب قرمز به آنها
- ابزارهاي ارتقاء كيفيت (بررسي فرآيند، تهيه فلوچارت، تهيه اسباگتي چارت، پارتو، طوفان مغزي و استخدام ماهي، و ...
- آشنايي با تكنيك ارزيابي عملكرد سازمان
2ـ4ـ5ـ اعضاء گروههاي حل مسئله هر سازمان هر روز از ساعت 2 لغايت 10 تا 12 شب باتفاق مشاور سازمان ملي بهره وري در محل فرآيند مورد بررسي (گمبا) حضور و مشاركت داشته و نسبت به اجراي عملي موضوعات فراگرفته در دوره آموزشي اقدام مي كنند.
3ـ4ـ5ـ مسئولان هر يك از گروههاي حل مسئله (كايزن) در طول دوران آموزشي هر روز صبح هر يك به مدت 7 دقيقه اقدامات عملي بعد از ظهر روز قبل گروه خود را بصورت جدول، نمودار و با آمار و ارقام اطلاع رساني مي كنند.
4ـ4ـ5ـ اساتيد و كارشناسان سازمان ملي بهره وري در تمام مدت روزهاي آموزش با گروههاي كار ذيربط در محل سازمان آنها مشاوره و همكاري مي كنند.
5ـ4ـ5ـ اعضاء هر يك از گروههاي كايزن با تهيه تابلو بهبود (kayzen board) در محل گمباي سازمان خود كليه تغييرات حاصله در فرآيند مورد بررسي را بصورت نمودار قبل از اصلاح و بعد از اصلاح و با محاسبه زمان، هزينه و فاصله (پيمايش) نصب و اطلاع رساني مي كنند.
6ـ4ـ5ـ در آخرين روز كارگاه آموزشي به شيوه اي بديع از شركت كنندگان در دوره آزمون مكمل برنامه هاي آموزشي به عمل آمده و بلافاصله پاسخ هاي صحيح سوالات ارائه مي شود تا ابهامات احتمالي موجود بر طرف گردد.
7ـ4ـ5ـ در پنجمين روز كارگاه آموزشي، طبق يك برنامه خاص، كليه شركت كنندگان در دوره (اعضاء 10 گروه كاري) همراه مشاوران خود به محل هاي (گمباي) مورد بررسي در 5 سازمان مراجعه نموده و بصورت ديداري از دستاوردهاي گروهها بازديد نموده و تبادل نظر مي نمايند.
8ـ4ـ5ـ در بعدازظهر روز پنجم و به عنوان آخرين بخش برنامه آموزش و اجراء اعضاء گروههاي حل مسئله (كايزن) در يك همايش ويژه گردآمده و دستاوردهاي گروه خود را در زمينه شناسائي و حذف موداها، اصلاح فرآيندها، كاهش هزينه، زمان و فاصله و رضايت ارباب رجوع به اطلاع مسئولين و كارشناسان استان و سازمانهاي خود مي رسانند
5ـ5ـ پس از پايان برگزاري كارگاه آموزشي و اجراء اعضاء گروههاي حل مسئله (كايزن) طبق برنامه هاي پيش بيني شده در طرح ساماندهي چرخه مديريت بهره وري، نسبت به تشكيل كميته بهره وري، اندازه گيري و تحليل شاخصهاي بهره وري، تشكيل گروههاي جديد كايزن براي ساير فرآيندهاي كاري سازمان، تهيه استانداردهاي اجراي فرآيندهاي جديد، اطلاع رساني اقدامات و دستاوردها و ... اقدام مي كنند.
6ـ5ـ كميته بهره وري هر دستگاه اجرايي كه به رياست مديركل آن سازمان و مشاركت اعضاء فعال و مستعد گروههاي حل مسئله سازمان تشكيل مي شود مديريت و هدايت موازين و مراحل پيش بيني شده در طرح و تشكيل گروههاي كايزن را عهده دار مي باشد و سازمان ملي بهره وري به عنوان مشاوره و راهنما خدمات آموزشي و مشاوره اي را به آن ارائه مي نمايد.