طرح ساماندهي چرخه مديريت بهره وري با رويكرد بهبود مستمر (گمباكايزن)

جعفر عسگري
مشاور سازمان ملي بهره وري ايران

مقدمه
سازمان ملي بهره وري ايران در راستاي تحقق اهداف مرتبط با ارتقاء بهره وري و تحول نظام اداري مندرج در قوانين و مقررات و بويژه در مصوبه مهم هيأت وزيران به شماره 8070/3 مورخ 3/2/1379 مطالعات و اقدامات مختلفي را معمول داشته است كه از جمله آنها طراحي و اجراي طرح ساماندهي چرخه مديريت بهره وري در دستگاههاي اجراي استانها با استفاده از رويكرد بهبود مستمر (گمباكايزن) است. اجراي طرح مزبور از نيمه دوم سال 1381 از استان كرمان آغاز شده و هم اينك در تعدادي از ادارات ساير استانها در جريان است. با توجه به دستاوردهاي مهمي كه اجراي طرح مزبور در اصلاح روشهاي انجام كار، كاهش هزينه، كاهش زمان، افزايش رضايت مشتري و كاركنان و مديران به همراه داشته است، ويژگيهاي مهم طرح مزبور و برخي از يافته ها و دستاوردهاي آن در اين مقاله معرفي شده است. تجربيات علمي طرح مزبور در سه اداره كل استان كرمان نيز بصورت تفضيلي در كارگاههاي وابسته به كنگره ارائه خواهد شد تا مورد بازديد و بررسي شركت كنندگان دركنگره قرار گيرد.

1ـ مستندات و الزامات قانوني
طرح ساماندهي چرخه مديريت بهره وري در ارتباط با مستندات و الزامات قانوني زير تهيه و اجرا مي شود
1ـ1ـ قانون برنامه سوم توسعه اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي كشور
در بند 6 بخش «ب» ماده يك از فصل اول قانون برنامه سوم توسعه اقتصادي و اجتماعي و فرهنگي جمهوري اسلامي ايران تحت عنوان «اصلاح ساختار اداري و مديريت» آمده است.
بند 6ـ اصلاح و مهندسي مجدد سيستمها، روشها و رويه هاي مور عمل در دستگاههاي اجرائي كشور با گرايش ساده سازي مراحل انجام كار، خودكارسازي عمليات، كاهش ميزان ارتباط با مراجعه كنندگان و افزايش رضايت مراجعان و كاهش هزينه هاي اداري و اقتصادي نمودن آنها»
2ـ1ـ هفت برنامه ايجاد تحول در نظام اداري كشور شامل:
1ـ منطقي نمودن اندازه دولت
2ـ برنامه تحول درساختار تشكيلاتي دولت
3ـ برنامه تحول در نظام هاي مديريتي
4ـ برنامه تحول در نظامهاي استخدامي
5ـ برنامه آموزشي و بهسازي نيروي انساني دولت
6ـ برنامه اصلاح فرآيندها، روشهاي كار و توسعه فن آوري اداري
7ـ برنامه ارتقاء و حفظ كرامت مردم در نظام اداري
اجراي طرح چرخه مديريت بهره وري بطور مستقيم بند 6 و بطور غيرمستقيم ساير بندهاي مذكور در فوق را تغذيه و تأمين نمايد.
3ـ1ـ مصوبه هـيأت وزيران در مورد چرخه مديريت بهره وري دستگاههاي اجرائي به شماره 8070/ت مورخ 2/3/79 در اين مصوبه سهم دستگاههاي اجرائي به طراحي، تدوين و اجراي چرخه مديريت بهره وري (تعيين و اندازه گيري شاخصهاي بهره وري، تجزيه و تحليل شاخصهاي بهره وري، برنامه ريزي بهبود بهره وري و اجراي برنامه هاي بهبود بهره وري) و سازمان ملي بهره وري ايران به ارائه خدمات مشاوره اي و آموزشي به دستگاههاي اجرايي در اين زمينه ملزم شده اند. نسخه اي از مصوبه مزبور در پيوست ارائه شده است.
علاوه بر مستندات مزبور، قوانين، مقررات و بخشنامه هاي ديگري نيز وجود دارد كه مضمون آنها بهبود شرايط موجود و ارتقاء كيفيت و بهره وري فعاليت هاي موجود مي باشد.

2- اهداف
اشاعه فرهنگ بهره وري بمنظور كمك در پياده شدن منطقي ، علمي و سيستماتيك چرخه مديريت بهره وري موضوع مصوبه شماره 8070/ت هيئت محترم وزيران و هدايت حركت بهره وري براي تسهيل و تسجيل برنامه هاي توسعه استان هدف كلي اين طرح را تشكيل ميدهد.
لازم به توضيح است كه تحقق هدف تعيين شده براي طرح مورد نظر به اجراي بهينه فعاليتهاي مشروحه زير كمك خواهد نمود.
2ـ1ـ اشاعه فرهنگ بهره وري و بهبود آن در سطح دستگاههاي اجرائي و كل استان
2ـ2ـ تعيين شاخصهاي بهره وري مناسب در سطح هر يك از دستگاههاي اجرايي و كل استان
2ـ3ـ اندازه گيري شاخصهاي بهره وري در هر يك از دستگاههاي اجرائي و كل استان
2ـ4ـ تجزيه و تحليل شاخصهاي بهره وري بصورت زماني و مكاني و بررسي تطبيقي عملكرد دستگاههاي اجرائي استاني
2ـ5ـ برنامه ريزي بهبود بهره وري با تأكيد بر اصلاح و بهبود فرآيندهاي كار در دستگاه هاي اجرائي و كل استان
2ـ6ـ اجراي برنامه هاي بهبود بهره وري در دستگاههاي اجرائي و كل استان با تأكيد بر روش كايزن عملياتي (بهبود مستمر)
2ـ7ـ بررسي تنگناها و عوامل بازدارنده ارتقاء بهره وري در هر يك از دستگاههاي اجرائي و كل استان، و برنامه ريزي براي رفع تدريجي آنها
2ـ8ـ استفاده از نتايج و يافته هاي چرخه مديريت بهره وري براي بهبود توليد، ارزش افزوده، صادرات و مديريت استان
2ـ9ـ تكريم ارباب رجوع از طريق ساده سازي مراحل كار و خودكارسازي عمليات و افزايش رضايت مراجعان
2ـ10ـ تربيت مدير و كارشناس بهره وري براي توسعه چرخه مديريت بهره وري استان

3ـ استراتژي استقرار چرخه مديريت بهره وري
با توجه باينكه مخاطبين يا گروههاي هدف در دستگاههاي اجرايي استانها مديران، كارشناسان و كاركنان اداري هستند لذا استقرار چرخه مديريت بهره وري به شرح ذيل تعريف مي شود.

1 ـ مديريت ارشد: استراتژي حساس سازي با تأكيد بر ايجاد شاخص ها و الگوهاي كمي جهت اندازه گيري عملكرد يا سنجش ميزان بهبود ايجاد شده، براي تحقق اين استراتژي برگزاري سمينارهاي نيم روزه و يك روزه حساس سازي، نمايش فيلم، نمايشگاه دستاوردها، شركت در سمينارهاي منطقه اي و ملي، ارائه گزارشهاي كمي از بهبود پيش بيني مي شود. اين افراد حدود 7 ـ 5 درصد كل جامعه هدف را تشكيل مي دهند.
2 ـ مديريت مياني وكارشناسان: براي اين قشر كه عمده ترين مخاطبين طرح را تشكيل مي دهند، استراتژي آگاه سازي پيشنهاد مي شود. بدين معني كه جامعه مخاطب بايد با مفاهيم و ابزارهاي بهبود به خوبي آشنا شوند و حوزه هاي كاربرد آنرا فرا بگيرند. برگزاري كارگاههاي آموزشي سه و پنج روزه در زمينه مفاهيم بهره وري، روشهاي اندازه گيري بهره وري، ابزارهاي بهبود بهره وري، چرخه مديريت بهره وري و روشهاي گروهي حل مسأله، استفاده از كتاب، نوار، فيلم، حضور در سمينارهاي علمي منطقه اي و ملي پيشنهاد مي شود. اين گروه بيش از 50 درصد جامعه هدف را تشكيل مي دهند.
3 ـ كاركنان: كاركنان به عنوان قشري كه كاربر اصلي تكنيك هاي بهبود بهره وري هستند بايد اين تكنيك ها را بخوبي فرا بگيرند و به كار ببندند. لذا استراتژي توانمندسازي با به كارگيري ابزارهاي بهبود مانند ابزارهاي كنترل كيفيت، تكنيك هاي حل علمي مسأله، كايزن عملياتي، كنترل كيفيت، tpmو شركت در كارگاههاي آموزشي مربوطه، پيشنهاد مي شود. اين افراد 40 ـ 30 درصد جامعه هدف را تشكيل مي دهند.
اجراي استراتژي بهبود بهره وري در ادارات استانهاي كشور از يكطرف مبتني بر ارائه كمكهاي فني و خدمات مشاوره اي و آموزشي سازمان ملي بهره وري ايران و از طرف ديگر مبتني بر مشاركت مجدانه مديريت ارشد استان و كليه دستگاههاي اجرائي در مراحل چهارگانه چرخه مديريت استان مي باشد.
اركان پيش بيني شده در اين استراتژي به ترتيب زير ايفاي نقش مي نمايند.
الف ـ سازمان ملي بهره وري ايـــران طرح بهبود بهره وري ادارات استان و مراحل تفصيلي آنرا تهيه مي نمايد و براساس موازين پيش بيني شده در آن خدمات فني، مشاوره اي و آموزشي لازم را ارائه مي نمايد.
ب ـ شوراي برنامه ريزي و توسعه استان يا هر مرجع صلاحيتدار ديگر با بررسي و تصويب برنامه ها و پيشرفت عمليات مراحل طرح بهبود بهره وري و برنامه ريزي ارتقاء بهره وري استان حمايت هاي اداري، اجرائي و مالي لازم را براي تحقق اهداف طرح بهبود بهره وري معمول مي دارد.
ج ـ دستگاههاي اجرائي استان با معرفي كارشناس واجد شرايط به عنوان مسئول بهره وري و تشكيل كميته بهره وري و گروههاي كار حل مسئله در سطح اداره كل، حمايت هاي لازم را براي تحقق اهداف طرح بهبود بهره وري در سطح اداره كل ذيربط مبذول مي دارد.
د ـ سازمان مديريت و برنامه ريزي استان علاوه بر مسئوليت اجراي چرخه مديريت بهره وري دستگاه خود، نقش هماهنگي و دبيرخانه اي ساماندهي حركت بهره وري ادارات كل استان را عهده دار بوده و گزارشهاي تلفيقي لازم را در مراحل مختلف تهيه و نيز همكاريهاي نزديكي را با سازمان ملي بهره وري ايران در چارچوب مراحل تفصيلي طرح به عمل مي آورد.
هـ ـ اجراي طرح ساماندهي چرخه مديريت بهره وري دستگاههاي اجرائي استان با تاكيد بر روش و تكنيك بهبود مستمر (كايزن عملياتي) و با مشاركت گروههاي حل مسئله ادارات براي بررسي و اصلاح فرآيندهاي كار دستگاههاي ذيربط صورت مي گيرد.