مديريت دانش، فن آوري و خلاقيت و نقش آن ها در بهبود كارآيي و اثربخشي فرآيندها

اصول اوليه رمزگذاري دانش
نخستين مشكل مطرح در رمزگذاري اين است كه دانش را چگونه رمزگذاري كنيم تا ويژگي هاي متمايز خود را از دست ندهد و در ضمن به اطلاعات يا داده هايي مثبت تبديل شود. به بياني بهتر، دانش به ساختار نياز دارد، ولي ساختار زياد قاتل دانش است. شركت هايي كه مي خواهند در رمزگذاري دانش موفق باشند بايستي چهار اصل زير را مدنظر قرار دهند :
1. مديران مي بايستي مشخص سازند كه دانش رمزگذاري شده بايد به كدام هدف هاي تجاري معطوف باشد (مثلاً شركت هايي كه دغدغه آنها نزديكي بيشتر به مراجعان است، شايد رمزگذاري دانش مربوط به مراجعان خود را مقرون به صلاح بدانند).
2. مديران مي بايستي بتوانند دانشي را كه آنان را به هدف هاي مورد نظرشان هدايت مي كند در هر شكلي كه هست به درستي شناسايي كنند.
3. مديران دانش بايد فايده و ارتباط دانش با هدف ها را مبناي رمزگذاري آن قرار دهند.
4. رمزگذاران بايد وسيله اي مناسب براي رمزگذاري و توزيع دانش عرضه كنند.
يافتن منابع دانش براي رمزگذاري آن بي ترديد از اهميت بالايي برخوردار است. اگر ندانيم منشاء دانش كجاست و آن را نيابيم، مثل اين است كه ندانيم خود دانش چيست. طراحي نقشه منبع دانش شركت بخش مهمي از روند رمزگذاري است. به محض يافتن منبع دانش مي بايستي آن را براي درك اهميت. كاربرد و كيفيت آن در سازمان ارزشيابي كنيم. آيا منشاء دانش مورد نظر، دانش مكتوم، غني و پرورش يافته يك متخصص است يا دانش صريح، كلي و مبتني بر قوانين؟ يا مابين آنها قرار دارد؟ اين كه آيا مي بايستي در دانش دخل و تصرف كرد، به اهميت آن بستگي دارد، بي گمان آن چه بايد با دانش انجام دهيم، به نوع آن بستگي دارد. ارزشيابي دقيق اگر چه كار زيادي مي برد. به مهارت مهم و دانش شركت نياز دارد و بسيار پرهزينه است، اما براي رمزگذاري موفقيت آميز دانش شركت اجتناب ناپذير به نظر مي رسد. هزينه بالاي ارزشيابي، دليل عمده تأكيد بر هدف يا هدف هايي مشخص است.

نقش ها و مهارت هاي مديريت دانش
با دانش ديگران مي توانيم صاحب دانش شويم، ولي با عقل ديگران نمي توانيم عاقل شويم.
ميشل دِمونتان michel de montain

به منظور پاگرفتن مديريت دانش، سازمان ها بايد مجموعه اي از وظايف و مهارت ها را در زمينه دريافت، توزيع و استفاده از دانش ايجاد كنند. وظايف راهبردي و رهيافتي زيادي براي تحقق يافتن وجود دارد و اين فرض كه شركت به راحتي مي تواند فعاليت هاي مديريت دانش خود را در صدر بقيه رهيافت ها قرار دهد، فرضي غيرواقعي به نظر مي رسد. همان گونه كه مي دانيم، تنها انسان ها ارزش افزودهاي را مي آفرينند كه داده ها و اطلاعات را به دانش تبديل مي كند. موفق ترين سازمان ها، آن هايي هستند كه مديريت دانش را به جزئي از كار كاركنان خود تبديل كرده اند. البته معمولاً «مديريت دانش» از طريق انجام وظيفه تمام وقت تعدادي از كاركنان ستادي دانش كار، مي تواند به پديده اي فراگير تبديل شود.

كاركنان دانش مدار
كارشناسان و متخصصان، نقش عمده اي در موفقيت مديريت دانش ايفا مي كنند، اما فعاليت ها و نگرش هاي كساني كه براي انجام كارهايي غير از مديريت دانش حقوق مي گيرند، در موفقيت اين نوع مديريت نقشي مهم تر دارد. مديران برنامه ريزي، تحليل گران تجاري. مهندسان طرح و توليد و حتي منشي ها و مستخدمان، از جمله مهمترين مديران دانش به شمار مي آيند. تمام آن ها در كارهاي روزانه خود به خلق، جستجو، تسهيم و استفاده از دانش احتياج دارند. به اين ترتيب، شكي نيست كه مديريت دانش بايد بخشي از وظايف همه كاركنان بدل شود.
اگرچه بسياري از سازمان ها و شركت ها ادعا مي كنند كه دانش كاركنان، منبعي با ارزش است، اما غالباً همّ خود را بر توسعه فعاليت هاي دانش گراي كاركنان متمركز نمي كنند.

كاركنان مديريت دانش
اولين وظايف هر فرد متعهد به دانش، با كارهاي روزمرة مديريت دانش ارتباط دارد. بعضي از اين كارها كاملاً فني هستند؛ نوشتن html و perlهاي مكتوب براي پايگاه هاي وِب، ساخت يا بازسازي پايگاه دانش، نصب و نگهداري نرم افزارهاي دانش محور (مانند لوتوس نوتز)، نمونه اي از اين نوع كارهاي فني است.
كارهاي روزانه دانش، كارهايي معمولي هستند اما مديريت دانش، مستلزم انجام كارهاي جالب و جديد است. هماهنگي، كتابداري، گزارشگري، ويرايشگري، گردآوري دانش و نظايرآنها، نمونه هايي از اين نوع كارها هستند.
كارهاي مديريت دانش به سرعت رو به افزايش هستند. شركت مشاوره اندرسون، داراي بيش از 200 مورد از اين نوع كارهاست.
كارهاي «مديريت دانش» شركت هاي ارنست ويانگ، مك كينزي و مشاوره آي. بي.ام نيز احتمالاً نزديك به همين تعداد خواهد شد. «كوكاكولا» داراي 40 سمت و «هيولت پاكارد» نيز حدود 20 تا 30 سمت دانشي دارد. اين شركت، داراي مديران دانش است كه وظيفه آنها جذب، ذخيره سازي و حفظ دانشي است كه ديگران توليد مي كنند.

مدير ارشد دانش
به تازگي بسياري از شركت هاي امريكايي و معدودي از شركت هاي اروپايي، به استخدام «مديران ارشد» دانش براي هدايت امور مديريت دانش خود پرداخته اند. در برخي از اين شركت ها، سمت هايي نظير «مسؤولان ارشد آموزش» ايجاد شده است. اين مسؤوليت ها نقش هايي مربوط به همين مباحث بوده و شامل مديريت دانش و ترويج يادگيري سازماني مي شوند. اين سمت ها، سمت هايي مديريتي در سطوح «رؤساي ارشد اطلاعاتي»، «رياست دواير منابع انساني سازمان» و «رهبري واحدهاي تجاري و عملياتي» هستند. ديگر مسؤوليت هاي مربوط به اين زمينه ها عبارتند از : مديريت سرماية فكري (سمتي در «اسكانديا» يكي از شركتهاي بيمه سوئدي) مديريت انتقال دانش (آزمايشگاه هاي «باكمن») و مديريت جهاني سرمايه فكري، مديريت سرمايه فكري (شركت شيميايي «داو»).
يك مدير ارشد در هر سازمان، مي بايستي :
• دانش و يادگيري آن را تبليغ يا حمايت كند. به خصوص با توجه به اهميت دانش براي راهبردها و فرايندهاي شركت هاي كنوني، دگرگوني هاي درازمدت در فرهنگ هاي سازماني و رفتارهاي فردي مربوط به دانش، امري ضروري است.
• زير ساخت هاي دانشيِ مناسبي مانند كتابخانه ها، پايگاه دانش، «شبكه هاي تعاملي رايانه انسان»، مركز تحقيقاتي و ساختارهاي سازماني دانش محور را براي سازمان طراحي كرده، آن ها را به مرحله اجرا در آورده و بر عملكرد صحيح آنها نظارت كند.
• روابط خود را با عرضه كنندگان اطلاعات و دانش (مانند شركاي دانشگاهي يا شركت هاي ارائه دهنده خدمات اطلاعاتي) به خوبي تنظيم كرده و با آن ها به توافق هايي در زمينه همكاري دست يابد.
• فرايندهاي ايجاد و استفاده از دانش را از طريق تغذيه شبكه هاي مربوطه توسط اطلاعات مرتبط با مواردي مانند محصولات جديد، تحقيقات بازار و راهبردهاي تجاري، تقويت كرده و در صورت لزوم بهبود كاركرد اين فرايندها را در جاي جاي شركت تسهيل كند.
• شيوه هايي را براي رمزگذاري و به كارگيري دانش ابداع كند. اين رويكردها بايد بر دسته بندي هاي اساسي مربوط به شركت و نيز در برگيرنده نقشه ذخاير دانش و چارچوب هاي دانشي آينده، تأكيد ورزد.
• ارزش دانش را با استفاده از شيوه هاي سنتي و مالي يا به وسيله «مديريت حكايت» بسنجد و به درستي مورد استفاده قرار دهد. اگر سازمان ، ارزش «مديريت دانش» را به خوبي درك نكند، انجام وظايف مربوط استمرار نخواهد داشت.
• مديران حرفه اي دانش در سازمان را هدايت كند و در آنان روحيه كار گروهي را به وجود آورد.
• تدوين راهبرد دانش سازمان را هدايت كند طي اين راهبرد، منابع سازمان را بر زمينه هاي نيازمند به بيشترين توجه و فرآيندهاي دانشي كه تا حصول به وضع مطلوب فاصله زيادي دارند، معطوف سازد.
سه مورد از مهمترين مسؤوليت ها عبارتند از : «ساختن فرهنگ دانش» ، «خلق زير ساخت مديريت دانش» و «وادارساختن دو مورد قبلي به سوق دهي اقتصادي». آن دسته از عوامل فرهنگي كه معمولاً در درازمدت تغييراتي را ايجاد مي كنند، احتمالاً به نوع افراد استخدام شده و اصولاً به دلايلي كه افراد استخدام شده از ابتدا براي همكاري با سازمان داشته اند، بستگي دارد. البته شركت مي تواند در كوتاه مدت «فرهنگ دانش» را با ابزارهايي چون آموزش، اجراي طرح هاي انگيزشي و برنامه ها و الگوهاي مديريتي حاكم كند.
مديريت دانش، حتي در صنايعي كه در نگاه اول ارتباطي با دانش ندارند (بيمه) عرض اندام كرده است (اسكانديا در سوئد لينكن نشنال لايف در امريكا). به تازگي چند شركت كانادايي سمت هايي مانند «مديريت ارشد دانش» ايجاد كرده اند، اما خدمات بيمه عملاً شامل بسياري از حوزه هاي مهم دانش مي شود. «دانش بيمه گري» ، «دانش برآورد خسارت» و «دانش سرمايه گذاري» نمونه هايي از حوزه هاي دانش در صنعت بيمه تلقي مي شوند.
چهار سطح براي مسؤوليت هاي مديريت دانش مشخص شده است :
1ـ كاركنان صف كه بايد دانش را در وظايف روزانه خود اداره كنند. 2ـ كاركنان مديريت دانش. 3ـ مديران طرحهاي دانش. 4ـ مديران ارشد دانش.
بايد به خاطر داشت كه مديريت دانش هنوز مبحثي جديد است و به طور مقدماتي در شركت هايي با محيط كاري و سازماني به شدت در حال دگرگوني اعمال شده است. بنابراين، شركتي كه مي خواهد براي اولين بار دانش خود را مديريت كند، بايد هماهنگ با شرايط و در صورت لزوم حتي به صورت مكرر نظام مديريت دانش خود را تغيير دهد. يكي از پژوهشگران در مورد ساختارهاي سازماني شركت هاي مبتلا به دگرگوني هاي سريع گفته است :
«اهميت محوري شبكه هاي غيررسمي در شركت هاي داراي فن آوري بالا، ناشي از اين واقعيت است كه بهره وري (سازمان ها، شركت ها ونظاير آن ها ) دانش محور به توانايي ها، تعهدات، انگيزه ها و ارتباطات كارمندان بستگي دارد. كاركنان اين مجموعه ها را نمي توان با عناوين، سمت ها و مسؤوليت هاي از قبل تعيين شده در يك سلسله مراتب خشك قرار داد و برنامه ريزي كرد. از سوي ديگر، دگرگوني هاي پيوسته معمولاً سمت ها و مناصب نهادينه شده را از دور خارج مي كند.