مديريت دانش، فن آوري و خلاقيت و نقش آن ها در بهبود كارآيي و اثربخشي فرآيندها

اثربخشي و اهداف سازمان
يكي از مباحث مديريتي كه ممكن است براي عموم مديران هم جالب باشد و هم كاربردي بحث «اثربخشي و كارآيي» سازمان است. بديهي است مديران متعهد و مسؤول مايل اند بدانند كه سازمانشان در چه وضعيتي قرار دارد و براي دستيابي به اهداف سازماني بايد چه معيارهايي را براي سنجش عملكرد واحد يا سازمان خود در نظر داشته باشند.
درك هدف هاي سازمان از نخستين گام هايي است كه بايد در راه درك اثربخشي سازمان برداشت. هدف هاي سازمان بايد نشان دهندة علت وجودي آن و آن چه كه در پي دستيابي به آن است، باشد.
هدف ها به صورت «وضع مطلوب سازمان در آينده» تعريف مي شود. اثربخشي effectiveness سازمان عبارت است از درجه يا ميزاني كه سازمان به هدف هاي مورد نظر خود نايل مي آيد. «اثربخشي» يك مفهوم كلي دارد. آن به صورت ضمني در برگيرندة تعداد زيادي از متغيرهاست (در سطح سازمان و دواير). هنگام تعيين «اثربخشي» سازمان حدود يا ميزاني كه هدف هاي چندگانه (چه رسمي و چه عملياتي) تأمين شده اند سنجيده يا اندازه گيري مي شوند و مورد قضاوت قرار مي گيرند.
اثربخشي مبحثي است كه حدود پنجاه سال پيش پيتر دراكر، piter drucker صاحب نظر بلندمرتبة مديريت، آن را به طور علمي مطرح كرد و در دهة 70 در مورد آن مطالعات گوناگوني آغاز شد كه تاكنون ادامه يافته است. اينك مي توان گفت كه دربارة اين موضوع مجموعة منسجمي از اطلاعات حاصل از تحقيقات در جهان گردآوري شده است.
امروزه در سازمان هاي پيشرفته و موفق جهان سعي مي شود تا براي «اثربخشي» سازمان اهداف روشن و مشخصي در نظر گيرند و سپس در جهت نيل به آن ها همة توان خود را به كار برند. مثلاً آن چه را كه مي توان در همة سازمان هاي موفق مشاهده كرد و وجه اشتراك آن ها توجه به «كيفيت» و «رضايت مشتري» است. اما براي نيل به اين اهداف بايد فرهنگِ سازمانيِ لازم، معيارها، ارزش ها، هنجارها و اصول مربوطه در سازمان طراحي شود. در واقع، موضوع، هدف و راه هاي نيل به اثربخشي بايد در سازمان ها براي كاركنان روشن باشد و سپس مديريت بكوشد تا ويژگي هاي مربوط به اثربخشي، به صورت ديدگاهي مشترك shared vision براي همة افراد سازمان نهادينه شود. در اين حالت است كه مي توان سازمان را به سوي اثربخشي سوق داد. ژوزف ويس j. w. weisis در اين مورد به سه موضوع «رسالت» mission، «ارزش ها» values، و «اصول راهنمايي» guiding principles اشاره كرده است.
در بحث اثربخشي سازمان organization effectiveness بايد توجه داشت كه اثربخشي و اهداف سازماني به هم كاملاً مرتبط هستند. در واقع در تعريف اثربخشي مي بينيم كه نيل به اهداف سازمان مورد نظر است. بنابراين، ابتدا آشنايي با هدف سازماني ضروري است.

هدف سازماني
همة سازمان ها در وهلة اول براي خدمت و تأمين نيازهاي مشتريان و مردم جامعه به وجود مي آيند. از اين رو سازمان ها بايد دقيقاً مشخص كنند كه چه گروه يا گروه هايي از مردم از خدمات آن ها بهره مند خواهند شد. در واقع هدف سازماني نوعي وضعيت مطلوب و مورد نظر است كه هر سازمان قصد دستيابي به آن را دارد. مثلاً در يك سازمان دولتي مانند وزارت آموزش و پرورش، هدف انجام كلية اقدامات لازم در جهت آموزش دروس دورة ابتدايي به كودكان مدرسه است، يا هدف شركت ايران خودرو ساخت ماشين پيكان براي گروهي از جامعه است كه قدرت خريدشان محدود است. در اين زمينه، نقش اصلي مديريت ارشد هر سازمان تعيين اهداف و استراتژي سازمان و ايجاد شرايط و محيطي به منظور اجراي استراتژي، در جهت نيل به اهداف، تعيين شده است.

اثربخشي در سازمان چيست؟
در بحث اثربخشي به اين دليل هدف سازماني مطرح شد كه با موضوع اثربخشي سازمان مرتبط است و اين نكته از تعاريف زير دربارة اثربخشي به خوبي پيداست :
بنا به عقيدة دفت «اثربخشي» سازمان عبارت از درجه يا ميزاني است كه سازمان به هدف هاي مورد نظر نزديك مي شود. اين تعريف نشان مي دهد كه همة سازمان ها بايد در مرحله اي از زمان تعيين كنند كه تا چه حد در جهت نيل به اهدافشان عمل كرده اند و به آن اهداف دست يافته اند. گرچه تعريف اثربخشي جامع و ساده به نظر مي رسد، در عمل مي بينيم كه هر يك از مكاتب مديريت دربارة اثربخشي نگرش خاص خود را ارائه داده اند.
تيلور، باني مديريت علمي و پايه گذار مكتب كلاسيك، اعتقاد داشت كه با توجه به وضعيت فني سازمان، مي توان اثربخشي را به وسيلة عواملي مانند به حداكثررساندن ميزان توليد، به حداقل رساندن هزينه ها و به كاربردن منافع درحد مطلوب به بالاترين ميزان رساند. فايول، كه در زمينة اصول مديريت اولين نظريه پرداز بود، معتقد بود كه اثربخشي نتيجة اِعمال قدرت و نظم و انضباط در داخل سازمان است كه بايد روشن و واضح باشند. به علاوه، به كارگيري وحدت فرماندهي و هدايت و رهبري، نظم و ترتيب، تساوي و عدالت، وجود ثبات شغلي، ابتكار و تقويت روحية كاركنان است كه موجب اثربخشي سازمان مي شود. در مقابل نظريه پردازان مكتب كلاسيك، صاحب نظران مكتب روابط انساني، كه در رأس آنان التون مايو قرار داشت، معتقد بودند كه اثربخشي در سازمان ناشي از رضايت خاطر كاركنان است كه خود حاصل از توجه به نيازهاي فيزيكي و رواني كاركنان است. هر قدر مديران به برقراري روابط انساني و تعامل بين كاركنان و مدير بيشتر توجه كنند، بر «اثربخشي» سازمان تأثير بهتري خواهد داشت. در واقع عوامل اجتماعي و روانشناسي محيط كار موجب روابط انساني مؤثر مي گردد. ساير متفكران مديريت عملي، مانند آبراهام مازلو و داگلاس مك گرگور، به نيازهاي انسان و نهايتاً به موضوع «خوديابي» self actualization توجه داشتند كه در نتيجه بر احساس تعلق و تعهد، دلبستگي كاركنان به سازمان و بالاخره بر ميزان اثربخشي سازمان اثر مثبت خواهد داشت.