رويكرد 8 گانه در مديريت فرآيند

6- كنترل شكستهاي ممكن در فرآيندها
يكي ديگر از عواملي كه مي تواند در مديريت فرآيندها مؤثر بوده و در انجام مناسب آن دخالت داشته باشد، شناسايي شكستها و خرابيهاي ممكن در فرآيند ها و كنترل هر يك از آنها مي باشد. لذا استفاده از pfmea1 و تعيين شكستهاي ممكن در فرآيندها و حالات مربوط به آن و در نتيجه تعيين ميزان حساسيت2، احتمال وقوع3 و قابليت تشخيص4 در اين خصوص بسيار مناسب خواهد بود.
: ميزان تحت كنترل بودن حالات شكست مربوط به فرآيند i بوده وrpn ميزان تحت كنترل بودن حالات شكست كل فرايندها مي باشد و ميزان تحت كنترل بودن حالات شكست كل فرايندها با در نظر گرفتن اهميت فرايندها مي باشد.
se : ماتريس ميزان حساسيت هر يك از شكستهاي ممكن در فرآيند مي باشد.( : ميزان حساسيت شكستj در فرآيند مورد نظر)
o: ماتريس احتمال وقوع هر يك از شكستهاي ممكن در فرآيند مي باشد ( : احتمال وقوع شكست j در فرآيند)
d : ماتريس قابليت تشخيص هر يك از شكستهاي ممكن در فرآيند مي باشد ( : احتمال وقوع شكست j در فرآيند)
گفتني است كميت محاسبه شده در اين مرحله نيز بعنوان يك ورودي در امر كنترل و مديريت فرايند است كه در گامهاي بعدي مورد استفاده قرار مي گيرد .

7- مميزي فرآيند
هر مجموعه اي كه در انديشه تعالي و بهبود مي باشد با دارا بودن شيوه اي جهت كنترل مستمر وضعيت فعلي خود، مي تواند اين مسير را به راحتي طي نمايد و لذا وجود چنين روشي، سازمان را در بهبود وضعيت خود ياري مي رساند. در مميزي فرآيند لازم است كليه اطلاعاتي كه مرتبط با فرآيند مي باشد و در بالا به آنها اشاره گرديد، در زمانهاي معيني و بصورت مستمر مورد بازبيني و تحليل واقع گردد. اطلاعات اشاره شده عبارتند از:
: تعاملات بين فرآيندها
: تنظيم فرآيندها
: مطابقت فرآيندها با خواسته هاي مشتري
: مطابقت فرآيندها با برنامه هاي استراتژيك سازمان
: بهره وري فرآيندها
: كنترل شكستهاي فرآيندها
اعداد بدست آمده چنانچه بصورت كامل جمع آوري گرديده و تحليل شوند، مي توان چگونگي عملكرد فرآيندهاي مختلف سازمان را با منظرهاي مختلف بررسي نموده و نتيجه گيري كرد. لازم به توضيح است كه وجود زمانهاي خاص بهمراه افراد معين در تيم براي انجام مميزي مفيد خواهد بود. ضمن آنكه نتايج حاصل از مميزي نيز بوسيله ابزارهاي آماري قابل تحليل و بررسي مي باشد.
براي آنكه تحليل مناسبي از اين قضيه داشت، مي توان از فرم نتايج مديريت فرآيند كه به پيوست ارائه شده است استفاده نمود.

8- مهندسي مجدد فرآيندها
با نگرش فرآيندي به سازمان و بررسي فرآيندها از رويكردهاي مختلف پس از انجام مميزي فرآيند، قطعاً برخي از فرآيندها داراي عملكرد مناسب نبوده و لذا نياز به دقت و توجه به آنها جهت بهبود در عملكرد آنها دارد. در هر صورت پس از شناسايي فرآيند مورد نظر و دقت در هر يك از كميته هاي 7گانه فوق الذكر ، ماهيت ساختاري در برخي فرآيندها ممكن است نياز به تغييراتي داشته باشد كه در اينصورت با مطالعه دقيق تر هر يك از فرآيندها مي توان در برخي از فرآيندها تغييرات اساسي نظير تركيب، تجزيه، تغيير ترتيب، تغيير پارامترها و ... نمود كه در اين خصوص بايستي فعاليتهاي مربوط به bpr1 از طريق تشكيل تيم مربوطه انجام پذيرد.
گفتني است در مرحله مهندسي مجدد فرآيندها مي توان براي هر يك از كميتهاي 7 گانه ذكر شده، اعدادي به عنوان هدف (target ) تعيين نموده و با بررسي راهكارهاي دستيابي به آن در جهت كسب آن ، اقدام نمود.